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Posted 6 days ago

Executive Assistant to the Medical Officer of Health/Chief Executive Officer and Secretary to the Board of Health for the Porcupine Health Unit

Porcupine Health Unit

Full-Time • Timmins Region

The Executive Assistant to the Medical Officer of Health/Chief Executive Officer (MOH/CEO) provides general and confidential administrative and secretarial support to the Board of Health and the MOH/CEO to ensure the effective and efficient operation of the Office of the Medical Officer of Health and Board of Health. This full-time, non-union position requires an individual who maintains a high standard of integrity and professionalism in accordance with health unit policies and procedures and applicable legislation.  

Required Qualifications: 

  •  Post-secondary diploma or degree in Office or Business Administration, or relevant education;
  • Minimum of five (5) years experience performing secretarial/administrative duties is preferred;

  • Demonstrated project/program management, interpersonal and administrative skills, including the ability to set priorities, establish time frames and organize resources; exceptional interpersonal, administrative and organizational skills;

  • Proficient with word processing, presentations software, email, internet/intranet usage, spreadsheets and database software;

  • Ability to handle sensitive issues, diplomatically and confidentially;
  • Strong strategic, analytical and problem-solving ability;

  • Excellent oral and written skills in English is essential;

  • The ability to communicate in French is an asset;
  • Willingness to work flexible hours, including evenings and weekends, and travel to meet health unit needs;
  • Possession of a valid driver’s license and access to a vehicle.

Individuals who are seeking a challenging opportunity to further their career and have the above qualifications are invited to forward a cover letter and resume by 4:00 pm January 21, 2021 to:  

Anne Jensen, Human Resources Officer

Email: anne.jensen@porcupinehu.on.ca 

We thank all applicants for their interest, however, only those selected for an interview will be contacted. The Porcupine Health Unit is an equal opportunity employer. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. Applicants requiring accommodation are asked to make such requests when contacted for an interview.


Adjoint ou adjointe de direction à la médecin hygiéniste/directrice générale et secrétaire du conseil de santé du Bureau de santé Porcupine

L’adjoint ou adjointe de direction à la médecin hygiéniste/directrice générale et secrétaire du conseil de santé du Bureau de santé Porcupine fournit un soutien administratif et de secrétariat de nature générale et confidentielle au conseil de santé et à la médecin hygiéniste/directrice générale afin d’assurer le fonctionnement efficace du bureau de la médecin hygiéniste et du conseil de santé. Ce poste à temps plein non syndiqué demande une personne manifestant un degré élevé de professionnalisme et d’intégrité, conformément aux politiques et aux procédures du bureau de santé ainsi qu’aux mesures législatives applicables.  

 Exigences :

  • Détenir un diplôme d’études postsecondaires ou un grade en administration des affaires ou de bureau, ou avoir fait des études dans ce domaine.
  • Avoir, de préférence, au moins cinq années d’expérience dans l’exécution de tâches administratives et de tâches de secrétariat.
  • Posséder des compétences manifestes en gestion de projets ou de programmes et en administration, notamment la capacité d’établir les priorités et les échéanciers ainsi que d’organiser les ressources, et des compétences exceptionnelles en matière de relations interpersonnelles, d’administration et d’organisation.
  • Savoir utiliser les logiciels de traitement de texte et de présentation, le courriel, Internet ou l’intranet, des chiffriers et des bases de données.
  • Avoir la capacité de traiter des questions délicates de façon diplomatique et confidentielle.
  • Posséder des aptitudes solides en matière de stratégie, d’analyse et de résolution de problèmes.
  • Posséder d’excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais.
  • Pouvoir communiquer en français est considéré comme un atout.
  • Être prêt à travailler selon un horaire flexible, y compris en soirée et la fin de semaine, ainsi qu’à se déplacer afin de répondre aux besoins du bureau de santé.
  • Détenir un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule.


Nous invitons les personnes en quête d’un défi pour faire avancer leur carrière qui possèdent les qualités susmentionnées à envoyer une lettre de présentation et leur curriculum vitae à l’adresse ci-dessous avant 16 h, le 21 janvier 2021 :  

Anne Jensen, agente des ressources humaines

Courriel : anne.jensen@porcupinehu.on.ca

Nous remercions toutes les personnes qui présentent leur candidature de leur intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue. Comme le Bureau de santé Porcupine est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, il fournira sur demande des mesures d’adaptation aux candidats relativement à tous les aspects du processus de sélection. Les candidats qui ont besoin de telles mesures sont priés d’en faire la demande au moment où on les convoque à une entrevue.



Job Expires: 2021-01-21

Contact Information

Porcupine Health Unit

Phone: 705-267-1181
Fax: 705-264-3980
Timmins Timmins, ON, Canada

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